Die besten Tools für Selbstständige: Technik-Felis Tool-Liste

Zuletzt aktualisiert: 29.01.2026

Die richtigen Tools können dir den Business-Alltag als Solo-Selbstständige erleichtern und automatisieren.
Die falschen Tools rauben den letzten Nerv, kosten unnötig viel Geld und machen nicht ihren Job.

Vielleicht bist du nicht ganz so verrückt nach Technik und stöberst nicht stundenlang nach den „perfekten Tools“, deswegen habe ich dir diese Liste mit meinen Lieblingen erstellt.

Ob die kostenlose Variante des Tools ausreicht oder eine kostenpflichtige Sinn macht, schreibe ich dir dazu.

Disclaimer: Das hier ist keine Ich-will-Kohle-damit-machen-deswegen-empfehle-ich-ein-Tool-Liste. Im Gegenteil. Ich liebe und nutze die Tools und empfehle sie dir deswegen und wenn ich (oder wir beide) einen Vorteil davon haben, sag ich nicht nein.

Deswegen sind die mit *Sternchen markierten Links Affiliate-Links, das heißt ich bekomme von dem Anbieter eine Provision, du bezahlst trotzdem den gleichen Preis.
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Welches Buchungs- & Buchhaltungstool für Selbstständige?

Orbnet

Kostenpflichtig (monatlich/jährlich)

FÜR WEN: Coaches, die Buchungskalender, Rechnungen, CRM und Buchhaltung in einem Tool haben wollen.

ERSETZT BEI MIR: Ablefy, Lexware, Calendly

Mein meistgenutztes und wichtigstes Tool. Auch wenn ich nach Updates schon geflucht habe, weil sich Ansichten geändert haben, oder Einstellungen woanders waren. Ohne Orbnet würde bei mir nix laufen und ich zahle von Herzen gerne jeden Euro.

Es ist Buchungskalender, Rechnungserstellung, Buchhaltungstool, durch Onlinebanking-Schnittstelle kann ich den Einnahmen Rechnungen zuweisen und Ausgaben hochladen. Meiner Steuerberaterin kann ich die Belege mit einem Klick herunterladen.

VORTEILE:

• Deutsches Unternehmen = DSGVO-konform
• Super zuverlässiger und hilfsbereiter Support per Mail
• Preis/Leistung unschlagbar, da es für mich mehrere Tools in einem vereint

NACHTEILE:

• Keine Möglichkeit ohne Buchungskalender zu verkaufen (Gregor, wenn du das hier liest: 🙏🏻 BITTE SETZT DAS UM!)

>>>Hier geht es zu Orbnet

DSGVO-konformes KI-Tool für Selbstständige

Langdock*

Kostenpflichtig (monatlich/jährlich)
FÜR WEN: Alle, die fürs Business KI nutzen
ERSETZT BEI MIR: ChatGPT-Pro & Zapier

KI-Plattform für Unternehmen, die die Nutzung von vielen verschiedenen LLMs, wie ChatGPT, Claude, Gemini möglich macht.
Es kann eingestellt werden, dass nur EU-Server verwendet werden und, dass die KI nicht mit den eigenen Daten trainiert wird.

Was ich unfassbar spannend finde: nicht nur die Erstellung von Agenten (CustomGPTs), sondern auch die Erstellung von Workflows (ähnlich zu Zapier). Darüber könnte Technik-Feli jetzt viel erzählen und ganze Wochen mit verbringen, aber ich pfeife sie jetzt lieber zurück.

Da die Kosten für Langdock nicht viel höher sind, als die Kosten für ChatGPT-Pro (was darüber nutzbar ist) ist es für mich ein absoluter No-brainer. Durch Langdock habe ich übrigens Claude (also Sonnet) lieben gelernt und nutze so gut wie gar kein ChatGPT mehr.
Und nur so Bye-the-way: bei Blogposts & meinem Newsletter korrigiert die KI nur meine Rechtschreibfehler. Ich schreibe gerne und selbst.

VORTEILE:

• Es können verschiedene LLMs (u.a. ChatGPT, Claude/Sonnet, Gemini) genutzt werden, deren Einsatzgebiete in der Übersicht gut erklärt sind
• Eigene Agenten/Bots können erstellt werden
• Workflows mit vielen Integrationen möglich
• DSGVO-konform: EU-Server & keine Daten für Training

NACHTEILE:

• die Chats werden langsam und behäbig, wenn sie zu lang sind. Das kann nerven!

>>>Hier geht es zu LANGDOCK* (mit dem Code LANGDOCK5 sparst du 5%)

Zuverlässiges Video-Call-Tool für Coaching

Zoom

Kostenpflichtig (monatlich/jährlich)

FÜR WEN: Alle, die Meetings oder Kundencalls online tätigen

Spätestens seit der Pandemie braucht Zoom keine Erklärung mehr. Ich nutze es für all meine Sessions und es ist einfach zuverlässig. Mit anderen Tools (google-meet, Butter) habe ich persönlich weniger stabile Erfahrungen gemacht (kann aber auch an meinem Opa-iMac liegen von dem aus ich die Sessions gebe).

VORTEILE:

• Bekannt, also braucht keine Einführung für Kund*innen
• Läuft zuverlässig
• Ich zeichne auch Video-Inhalte damit auf
• DSGVO-konform (EU-Server auswählbar)

NACHTEILE:

• USA-Firma (aber EU-Server möglich)

>>>Hier geht’s zu ZOOM

Welches Design-Tool für Selbstständige?

Canva

Kostenfrei nutzbar (habe ich lange genutzt) / Pro-Version kostenpflichtig (monatlich/jährlich)

FÜR WEN: Alle, die Grafiken für Social-Media/ Website/ Print oder Präsentationen erstellen wollen

ERSETZT BEI MIR: Adobe Illustrator / Adobe Photoshop

Intuitive Grafik-Erstellung und Bild- und Videobearbeitung. Mittlerweile können hier sogar ganze Websites erstellt werden. Auch Canva ist in der Selbstständigen-Bubble ein fester Begriff.

Ehrlich gesagt steht Canva auf meiner „Vielleicht kündigen“-Liste, da ich es so viel weniger benutze seitdem ich nicht mehr so viel auf Instagram poste.

Doch die eine Funktion, die ich echt oft nutze ist die „Größe verändern“-Funktion. Auf die kann ich eigentlich nicht verzichten.

VORTEILE:

• Unfassbar intuitive Oberfläche (alle die schonmal Illustrator benutzt haben wissen, dass es auch deutlich komplizierter geht)
• „Größe verändern“-Funktion ist Gold wert
• Viele Templates für Social-Media-Formate

NACHTEILE:

• wird immer unübersichtlicher

>>>Hier geht es zu CANVA

Newsletter-Tool: Welches ist das Beste?

Encharge.io*

Kostenpflichtig (monatlich/jährlich) / Lifetime-Deal möglich!

FÜR WEN: Alle, die Newsletter verschicken wollen

ERSETZT BEI MIR: ActiveCampaign, Flodesk

Ich habe diesen Satz schon öfter gesagt, aber dieses Mal bin ich mir ganz sicher: Encharge ist DAS Newsletter-Tool meines Lebens. Und das sage ich nicht nur, weil ich einen unschlagbaren Lifetime-Deal bei AppSumo geschossen habe (dazu gleich mehr).

ActiveCampaign war mir viel zu teuer und zu hässlich (ich wünschte, das würde für mich keine Rolle spielen, aber ist so!). Die Menüführung bei ActiveCampaign hat mich einige graue Haare gekostet und wurde ständig verschlimmbessert.

Flodesk war soooo hübsch, aber bei 10% meiner Leute kamen die Mails nicht an und das geht einfach nicht.

Encharge kann alles, was ich bei ActiveCampaign genutzt habe: Kampagnen, Tracking & Automationen. Die Mails kommen da an, wo sie sollen und es sieht nicht hässlich aus. Auch nicht sonderlich hübsch (wie Flodesk), aber minimalistisch-clean.

So jetzt der Haken: Encharge ist eigentlich monatlich oder jährlich zu zahlen und echt happig. Außer ihr schnappt euch einen Encharge-AppSumo-Deal* (falls es nochmal einen gibt). Dann zahlt ihr einmalig und zuckt nicht jedes Mal bei der Buchhaltung zusammen.

VORTEILE:

• Lifetime-Deal bei AppSumo möglich = einmal zahlen & fertig
• DSGVO-konform
• Minimalistisches Design
• Sehr intuitive Menüführung
• Die Mails kommen an (hohe Zustellrate)

NACHTEILE:

• Ziemlich happige Preise (außer Lifetime-Deal)

>>>Hier geht es zu ENCHARGE*

>>>Hier kannst du prüfen, ob es wieder einen Encharge-AppSumo-Deal* gibt

Wie bekomme ich Lifetime-Deals für Tools?

AppSumo*

WARNUNG: Solltest du auch eine Technik-affine Persona in dir tragen, solltest du bei Appsumo nur sporadisch vorbei schauen. Denn hier tummeln sich die tollsten Tools und alle klingen super. Appsumo ist schnell erklärt: Tools, die noch nicht am Markt etabliert sind, bieten einen Lifetime-Deal für alle an, die bereit sind an sie zu glauben. Dadurch zahlst du einmalig eine Summe und kannst für immer das Tool nutzen.

Bei Appsumo laufen kleine Deadlines für die Deals ab und das löst schnell ein „Oh mein Gott! Ich muss schnell zuschlagen!“ aus.
Diese Regeln habe ich für Technik-Feli aufgestellt, damit sie bei AppSumo keine Impulskäufe tätigt und teile sie jetzt gerne mit dir.

Nur Tools suchen (& kaufen), die du JETZT brauchst!

Dir bringt das tollste Tool nichts, wenn es in deiner virtuellen Schublade vor sich hin schimmelt. Und ganz ehrlich: Ja, Tools sind toll, aber es gibt auch echt viele überflüssige Spielereien, die mehr Zeit brauchen, um sie einzurichten, als sie dir am Ende Zeit sparen.
Als klar war, dass ich wieder mit dem Newsletter schreiben starten wollte, habe ich bei AppSumo ganz gezielt genau danach gesucht. Ich habe für ein paar Wochen regelmäßig reingeschaut, bis ich Encharge gefunden habe.
Also bevor du das nächste Mal ein Abo abschließt, oder auf der Suche nach einem Tool bist, für das du bereit bist zu zahlen, dann schau bei AppSumo vorbei. Aber geh dort nicht „mal bummeln“, denn das endet schnell in Quatsch kaufen.

Woher weiß ich, ob ein Tool wirklich gut ist?

Tools, die noch nicht etabliert sind, können noch sehr viele Fehler (bugs) enthalten und das kann nerven. Deswegen lese ich mir immer seeeeehr viele AppSumo-Rezensionen durch. Die Neusten und die Schlechtesten. Auch wenn ich eigentlich ein optimistischer Typ bin, frage ich mich bei schlechten Rezensionen immer „Würde mich das stören?“. Wenn Ja, dann schaue ich, ob es eine Antwort des Tool-Supports gibt, die auf den Sachverhalt eingehen. Wenn es damit gelöst ist, ok. Wenn nicht, dann lass ich die Finger davon.

Außerdem schaue ich:
– Welche Updates geplant sind (daraus lässt sich erschließen, was noch fehlt und ob die Firma auf zack ist)?
– Gibt es Google-Rezensionen oder Bewertungen bei Trust-Pilot?

Hast du Zeit für die Einrichtung und die Testphase?

Bei AppSumo gibt es immer eine 60-Tage-Geld-zurück-Garantie, was ich absolut großartig finde. Aber natürlich gebe ich nur ein Tool zurück, dass mir nicht gefallen hat und dafür muss ich es erst einrichten & ausprobieren. Also fällt mein Blick vor einem Kauf immer in den Kalender: habe ich 1-2 Tage für die Einrichtung Zeit? Und habe ich wöchentlich Zeit, um das Tool zu testen?
Tipp: Ich mach mir direkt nach dem Kauf eine Notiz in den Kalender „In 7 Tagen läuft App-Sumo-Testraum ab“. Wenn ich das Tool bis dahin nicht angerührt habe, geb ich es zurück, denn dann habe ich es anscheinend nicht wirklich gebraucht, sonst hätte ich es schon verwendet.

Geb dir 24 Stunden „Abkühl-Zeit“

Der Deal, der „Nur noch“ 2 Tage läuft, die „wer das nicht kauft wird sich ärgern“-Rezensionen: Seiten wie AppSumo haben es perfektioniert zu verkaufen. Deswegen kaufe ich NIE ein Tool sofort, sondern geb mir 24-48 Stunden Bedenkzeit. Mit Abstand von der Seite, stell ich mir die Frage, ob ich das Tool wirklich, wirklich, wirklich brauche und erst dann darf Technik-Feli zuschlagen.

>>>Hier geht es zu APPSUMO*

Website erstellen: WordPress + Divi Lifetime-Deal

Divi-Theme von Elegant Themes*

Lifetime-Deal (einmalig zahlen, für immer Updates)

FÜR WEN: Alle, die eine Website mit WordPress erstellen wollen, aber visuell arbeiten möchten

ERSETZT BEI MIR: Jimdo, andere Baukastensysteme

Meine erste Website hatte ich bei Jimdo gehostet und gebaut. Doch ich kam immer wieder sehr an die Grenzen der Möglichkeiten und zusätzlich war es für mich ein Dorn im Auge, monatlich für die Seite zu zahlen.

Vor allem da ich wusste, dass WordPress-Seiten kostenfrei sind. Doch WordPress ist einfach nicht so visuell wie ein Baukastensystem.
Mir war klar, dass ich als visueller Mensch nicht im Backend eine Seite erstellen möchte, die ich dann erst im zweiten Schritt so sehe, wie sie auszusehen hat.

Meine Eier legende Wollmilchsau? Divi!
Ich habe einmalig für einen Lifetime-Deal bezahlt, bei dem sogar jetzt nach 6 Jahren immer noch alle Updates inklusive sind.

Divi ist ein Baukastensystem, das du mit WordPress nutzen kannst. Ich baue im „visuellen Builder“ alles direkt auf der Seite und sehe sofort, wie es aussieht.
Es gibt bestimmt auch Alternativen, die genauso gut sind, doch ich habe Divi keine Sekunde bereut und nie nach Alternativen gesucht.

VORTEILE:

• Lifetime-Deal (einmal zahlen, für immer Updates)
• Läuft über WordPress, also unendliche Möglichkeiten, da es unendlich viele Plugins für WordPress gibt
• Es gibt super viele YouTube-Tutorials und wenn ich nicht weiter weiß, kann ich mir die Antwort schnell ergoogeln
• Visueller Builder: Du siehst sofort, wie es aussieht

NACHTEILE:

• Die Einarbeitung braucht etwas. Am besten nicht wie ich einfach drauf los, sondern erstmal ein Tutorial auf YouTube schauen
• Die Templates, die als Grundlage genutzt werden können, sind nicht die Schönsten/Modernsten

>>> Hier geht es zum DIVI THEME von Elegant Themes*

Welchen Website-Host nutzen?

All-Inkl*

Kostenpflichtig (jährlich)

FÜR WEN: Alle, die eine Website hosten wollen

Der Website-Host ist sozusagen dein URL-Vermieter. Du sicherst dir dort deine www.wunschseite.de und dann zahlst du jährlich Miete.

Diese Empfehlung spreche ich etwas verhalten aus, da ich keine Ahnung habe, ob es „bessere“ Hosts gibt, aber im Grunde machen die wahrscheinlich alle einen ähnlich guten Job.

VORTEILE:

• Macht was es soll
• Preis/Leistung fair
• Schneller Kundensupport

NACHTEILE:

• Unfassbar hässlich (Sorry All-Inkl, aber ist so!)
• Eher kurzangebundener Kundensupport

>>>Hier geht’s zu ALL-INKL

Welches Fragebogen-Tool für Selbstständige?

Jotform*

Kostenfreie Variante ausreichend!

FÜR WEN: Alle, die Fragebögen für Feedback, Testimonials oder Anfrageformulare verschicken wollen.

Auch nutzbar für: Einfache Landingpage, Abgespecktes Newsletter-Tool

Ach Jotform, du kostenfreie Perle! Du kannst hier nicht nur Fragebögen erstellen, sondern auch kleine Email-Automationen an die Menschen schicken, die deinen Fragebogen ausfüllen. Ich nutze Jotform seit vielen Jahren und es wird von Jahr zu Jahr besser.

Im Moment nutze ich es als Anfrage-Fragebogen, wenn jemand Interesse am Erfolgs-Abo oder an LET IT FLOW hat. Je nachdem ob die Person sich für „Kennenlern-Termin“ oder „Anfrage“ entscheidet, gehen unterschiedliche Mails an die Person raus (alles in Jotform eingestellt). Und ich verschicke mit Status-Quo-Fragebögen an die Flowies, die mit LET IT FLOW starten.

Und Ja: ich habe in Jotform auch schon eine Schnell-Salespage gebaut, da es so einfach und schnell geht.

VORTEILE:

• kostenfrei für 5 Formulare (es zählen nur aktive Formulare, also du brauchst alte Formulare nicht löschen)
• super intuitives Baukastensystem
• wird immer besser und bekommt immer mehr Funktionen dazu

NACHTEILE:

• Keine!

>>>Hier geht’s zu JOTFORM*

Welche Tools ich sonst noch nutze?

Hier kommt der Rest meines Technik-Setups

Cookie-Banner: Borlabs-Cookies (Personal) • Preislich fair und macht was es soll.

Datensammlungen wie Links, Buchhaltungsdaten, Mails sammle ich in Notion (kostenfreie Variante). Notion ist ein Projektmanagement-Tool und kann sehr viel, aber ich nutze es wirklich nur als Datensammlung. Als Aufgaben-Tool ist es mir zu umständlich.

Aufzeichnungen von Sessions und Kursmodule hoste ich bei Vimeo.

Im Google-Drive (kostenfrei mit gmail-Adresse) liegen Workbooks, Präsentationen und Session-Mitschriften. Leider ist kein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) in der kostenfreien Variante möglich.

Zuletzt aktualisiert: 29.01.2026